Digitalización de Archivos como Servicio: Escaneo Profesional, OCR y Gestión de Activos Digitales con Planes Mensuales
Convierta sus fondos físicos y colecciones dispersas en un repositorio digital consultable mediante escaneo profesional, OCR multilingüe y una plataforma DAM segura, con planes mensuales flexibles, soporte experto y flujos automatizados que reducen costos, aceleran búsquedas y preservan el patrimonio.
ContáctenosQuiénes somos
Somos un equipo multidisciplinar de archivistas, ingenieros y especialistas en preservación que convierte colecciones físicas en conocimiento accesible. Combinamos tecnología de escaneo, OCR y DAM con metodologías probadas, atención al detalle y un enfoque de servicio continuo basado en suscripción mensual transparente.
Evaluación inicial y estrategia de digitalización
Analizamos el estado físico, el volumen, la tipología documental y los objetivos de acceso para diseñar una estrategia de digitalización priorizada, estableciendo estándares técnicos, plazos, hitos y métricas de éxito que alinean expectativas con resultados medibles desde el primer día.
- Auditoría del fondo documental Realizamos una auditoría técnica y archivística que identifica formatos, niveles de fragilidad, restricciones legales y prioridades de consulta. Con esa información elaboramos un inventario accionable, estimamos tiempos y proponemos lotes de trabajo que equilibran coste, riesgo y valor histórico o empresarial.
- Definición de estándares y políticas Acordamos estándares de captura, metadatos, preservación y acceso basados en buenas prácticas como FADGI, ISO 19264 y OAIS. Documentamos políticas de calidad, nomenclaturas, estructuras de carpetas y reglas de versionado para garantizar consistencia operativa, trazabilidad y resultados reproducibles durante todo el proyecto.
- Plan de proyecto y gobierno Establecemos un plan con hitos, entregables y responsabilidades claras, complementado por un comité de seguimiento que revisa riesgos, dependencias y cambios. Incluimos indicadores clave, reuniones periódicas y canales de comunicación que permiten decisiones informadas y una ejecución sin sorpresas ni retrasos acumulados.
Preparación física y logística segura
Organizamos la recogida, el transporte y la preparación de documentos con cadena de custodia, embalaje adecuado y tratamientos conservacionistas, minimizando el riesgo de daño y garantizando la integridad de los originales desde su origen hasta nuestras instalaciones certificadas.
Más informaciónEscaneo profesional y control de calidad
Digitalizamos con escáneres planetarios y de alimentación automática calibrados, capturando a resoluciones apropiadas y perfiles de color, y aplicamos controles de calidad objetivos y subjetivos que aseguran nitidez, fidelidad cromática y completitud de páginas antes de avanzar a etapas posteriores.
Captura a alta resolución
Determinamos la resolución óptima según el soporte y el uso previsto, combinando 300, 400 o 600 ppp con iluminaciones cuidadosas. Esto garantiza textos nítidos, detalles finos y bases sólidas para OCR, preservación o reproducción, evitando sobredimensionar archivos sin beneficio tangible para el usuario final.
Perfiles ICC y consistencia cromática
Aplicamos perfiles ICC y cartas de color para calibrar equipos, mantener consistencia entre sesiones y preservar tonalidades fieles. Este proceso facilita comparativas a lo largo del tiempo, aporta confianza curatorial y mejora la calidad percibida en imágenes destinadas a publicación o reproducción científica y editorial.
Revisión y muestreo estadístico
Combinamos inspección visual exhaustiva con muestreo estadístico según lotes y criterios de aceptación. Documentamos defectos, reescaneamos cuando es necesario y cerramos incidencias con evidencia. Esta disciplina mantiene tasas de error mínimas y reduce retrabajos costosos en fases de OCR y metadatos posteriores.
Reconocimiento en múltiples idiomas
Soportamos español, inglés, francés, alemán, portugués, catalán, euskera y más de cien idiomas adicionales, incluyendo alfabetos no latinos. Configuramos modelos específicos por lote, mejoramos diccionarios y medimos precisión por campo para alcanzar umbrales acordados sin comprometer tiempos operativos razonables.
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Detección de estructuras complejas
Analizamos la disposición de páginas para segmentar encabezados, pies, columnas, tablas y notas marginales. Esta lectura estructural mejora la exportación a PDF/A, DOCX o XML ALTO, y permite búsquedas más inteligentes, extracción selectiva y flujos de publicación que respetan la maquetación original del documento.
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Validación y corrección asistida
Aplicamos validaciones automáticas y revisiones humanas sobre campos críticos, con paneles de diferencias, diccionarios de excepción y reglas de negocio. Reducimos errores en nombres, fechas y referencias, elevando la calidad final y mejorando la confiabilidad de cualquier analítica o integración posterior que utilice ese texto.
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Metadatos y enriquecimiento semántico
Estructuramos metadatos normalizados y enriquecemos contenidos con taxonomías, entidades y relaciones, facilitando la recuperación precisa, la interoperabilidad con otros sistemas y la generación de contextos útiles para investigación, cumplimiento y toma de decisiones informadas.
Esquemas y estándares interoperables
Diseñamos perfiles de metadatos basados en Dublin Core, EAD, MODS o IPTC, adaptados a sus necesidades. Definimos campos obligatorios, controles de vocabulario y reglas de validación, garantizando coherencia, interoperabilidad y una base sólida para migraciones y agregadores nacionales o internacionales.
Identificación de entidades y taxonomías
Extraemos personas, organizaciones, lugares y fechas mediante modelos NER y vinculamos términos a taxonomías controladas. Esto habilita navegación facetada, redes de relación y análisis temático, incrementando significativamente la capacidad de descubrimiento y el valor contextual de cada documento digitalizado en la plataforma.
Normalización y deduplicación inteligente
Aplicamos reglas de normalización, desambiguación y deduplicación para limpiar variaciones de nombres, errores tipográficos y registros redundantes. Así logramos catálogos más coherentes, estadísticas más fiables y una experiencia de búsqueda notablemente más precisa para equipos internos y públicos externos autorizados.
Paquete Esencial de Digitalización Mensual
Incluye preparación básica, escaneo a 300 ppp para documentos estándar, OCR multilingüe generalista y carga al DAM con metadatos esenciales. Ideal para iniciar proyectos, priorizar series críticas y establecer flujos repetibles, con soporte de arranque y reportes mensuales claros para medir avance y calidad.
€229/mes
OCR Avanzado con Validación Humana y QA
Aplica motores especializados, diccionarios personalizados y validación humana dirigida a campos sensibles, con métricas por lote, corrección asistida y exportaciones estructuradas. Recomendado para expedientes, contratos y colecciones donde la precisión impacta cumplimiento, analítica o publicación, ofreciendo garantías y trazabilidad de cambios.
€229/mes
Plataforma DAM Empresarial y Alojamiento Seguro
Proporciona almacenamiento escalable en la UE, permisos granulares, control de versiones, automatizaciones y API, con auditoría completa y alta disponibilidad. Integrable con sistemas existentes, facilita acceso interno y difusión controlada, reduciendo silos y mejorando la gobernanza documental y la eficiencia colaborativa cotidiana.
€229/mes
Plataforma DAM segura y escalable
Centralice sus activos digitales en un DAM con permisos granulares, control de versiones, búsqueda facetada y flujos de trabajo, disponible en la nube europea, con alta disponibilidad, auditoría completa y una experiencia de usuario moderna para equipos de cualquier tamaño.
Búsqueda avanzada y versiones
Ofrecemos búsqueda por facetas, operadores booleanos y filtros personalizados, además de historial completo de versiones con restauración instantánea. Esta combinación acelera el hallazgo de material y reduce el riesgo de usar archivos obsoletos, garantizando coherencia y trazabilidad editorial en proyectos colaborativos exigentes.
Permisos y auditoría detallada
Defina roles, grupos y reglas de acceso por colección, metadato o etiqueta, con registros de auditoría que capturan cada visualización, descarga y cambio. Estas capacidades favorecen el cumplimiento normativo, la rendición de cuentas y una administración segura en entornos con múltiples equipos internos y proveedores externos.
Automatizaciones y flujos de trabajo
Implemente flujos para aprobaciones, publicaciones y entregas, con disparadores basados en metadatos, estados y eventos. Las automatizaciones reducen tareas repetitivas, disminuyen tiempos de ciclo y mejoran la consistencia operativa, liberando tiempo del equipo para labores curatoriales o analíticas de mayor valor.
Seguridad, privacidad y cumplimiento
Operamos con cifrado en tránsito y reposo, controles de acceso reforzados, registros inmutables y centros de datos europeos, cumpliendo RGPD y mejores prácticas, con acuerdos de procesamiento de datos y evaluaciones de impacto disponibles bajo solicitud formal.
Cifrado y gestión de claves
Empleamos TLS 1.2+ en tránsito y AES-256 en reposo, con rotación de claves y separación de entornos. Monitorizamos accesos y anomalías, aplicamos principio de mínimo privilegio y reforzamos autenticaciones con MFA, reduciendo la superficie de ataque y el riesgo de exposiciones accidentales o malintencionadas.
Cumplimiento RGPD y DPA
Firmamos acuerdos de procesamiento (DPA), ofrecemos anexos de transferencias y alojamos datos en la UE. Permitimos derechos de acceso, rectificación y supresión, registramos actividades y apoyamos evaluaciones de impacto cuando proceda, alineando operaciones con requisitos legales y expectativas de transparencia contemporáneas.
Continuidad y recuperación ante desastres
Mantenemos copias georredundantes, pruebas periódicas de recuperación y objetivos de tiempo y punto definidos. Documentamos procedimientos de contingencia, simulamos fallos y comprobamos restauraciones para garantizar disponibilidad sostenida, aun bajo incidentes severos, sin comprometer integridad ni confidencialidad de la información.
Planes mensuales y escalabilidad
Ofrecemos planes por suscripción que combinan volumen de páginas, almacenamiento, usuarios y características avanzadas, con posibilidad de ampliar puntualmente picos de demanda, añadir módulos y ajustar servicios profesionales conforme evolucionen sus colecciones, presupuestos y prioridades estratégicas.
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Incluye un volumen mensual moderado de digitalización, OCR estándar y acceso al DAM con usuarios limitados. Es ideal para empezar con colecciones priorizadas, evaluar flujos y generar retorno rápido, manteniendo margen para evolucionar sin una inversión inicial elevada ni compromisos complejos.
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Aumenta la capacidad de escaneo, mejora precisión de OCR con modelos específicos y amplía cuotas de almacenamiento y usuarios. Incorpora automatizaciones clave y soporte ampliado, equilibrando coste y rendimiento para instituciones con agendas de digitalización continuas y necesidades de acceso interno exigentes.
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Añade validación humana sistemática, integraciones a medida, flujos complejos y seguridad extendida, con SLA reforzado y gestión de cuenta dedicada. Diseñado para organizaciones con cumplimiento estricto, múltiples sedes y grandes fondos, prioriza gobernanza sólida y una experiencia escalable a largo plazo.
Integraciones, conectores y API
Conecte su ecosistema mediante API REST, webhooks y conectores listos para CMS, ERP, repositorios y catálogos, acelerando sincronizaciones bidireccionales, automatizando publicaciones y eliminando silos que obstaculizan la colaboración entre equipos y herramientas especializadas existentes.
Conectores para sistemas populares
Disponemos de conectores preconstruidos para SharePoint, Alfresco, Omeka, Archivematica, Drupal y WordPress. Reducen tiempos de integración, minimizan riesgos técnicos y ofrecen configuraciones guiadas, asegurando adopción rápida sin necesidad de grandes desarrollos ni interrupciones significativas en operaciones diarias.
API REST, SDK y webhooks
Nuestra API documentada permite crear, consultar y actualizar activos, metadatos y permisos. Con webhooks y SDK, es posible orquestar flujos externos, disparar procesos en tiempo real y construir paneles a medida, manteniendo seguridad con tokens rotativos y límites configurables por aplicación.
Importaciones masivas y migración
Facilitamos importaciones por lotes con validaciones previas, mapeos de campos y reportes de errores detallados. Las herramientas reducen retrabajos, preservan históricos y aseguran que legados heterogéneos converjan en un repositorio unificado, coherente y listo para explotar desde el primer día operativo.
Onboarding, formación y cambio cultural
Acompañamos la adopción con formación práctica, documentación clara y un plan de cambio progresivo, asegurando que los equipos incorporen hábitos digitales sostenibles y aprovechen al máximo la inversión realizada en digitalización, OCR y gestión de activos.
Soporte, SLA y éxito del cliente
Garantizamos tiempos de respuesta, canales multilingües y un enfoque proactivo de éxito del cliente, con monitoreo continuo, informes de salud y recomendaciones de optimización que mantienen su operación estable, eficiente y alineada con objetivos estratégicos cambiantes.
Acuerdos de nivel de servicio
Definimos objetivos de disponibilidad, respuesta y resolución según el plan contratado. Medimos y reportamos cumplimiento, con escalados claros y compensaciones cuando corresponda. Esto construye confianza operativa y establece expectativas realistas para incidentes, consultas y solicitudes de mejora priorizadas.
Mesa de ayuda multicanal
Brindamos soporte por portal, correo y chat, con trazabilidad de tickets, estados y encuestas de satisfacción. Los agentes tienen contexto de su entorno, lo que acelera diagnósticos y reduce idas y vueltas, mejorando significativamente la experiencia en momentos críticos de operación diaria.
Sectores y casos de uso destacados
Atendemos museos, archivos históricos, universidades y empresas reguladas, adaptando metodologías, metadatos y cumplimiento, para resolver necesidades concretas de preservación, consulta interna, publicación pública y auditoría con evidencia sólida y procesos repetibles a gran escala.
Preservación digital y sostenibilidad
Aplicamos estrategias de preservación alineadas con OAIS y prácticas verdes, utilizando formatos duraderos, copias georredundantes y controles ambientales, minimizando huella de carbono sin sacrificar resiliencia ni acceso a largo plazo a los activos digitalizados.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el precio mensual de los planes?
El precio se determina por una combinación de páginas digitalizadas, almacenamiento en la plataforma, número de usuarios y características avanzadas incluidas. Puede ampliar capacidad en meses pico, añadir módulos opcionales y ajustar el contrato sin penalizaciones desproporcionadas, manteniendo previsibilidad presupuestaria y transparencia en cada factura.
¿Qué nivel de precisión de OCR pueden garantizar?
La precisión depende del estado del original, el idioma y la maquetación. Nuestros flujos alcanzan tasas muy altas con modelos específicos y validación humana opcional para campos críticos. Entregamos métricas por lote, mostramos errores típicos y ajustamos diccionarios para mejorar continuamente los resultados con datos reales.
¿Cómo protegen mis datos y cumplen con el RGPD?
Alojamos en centros de datos europeos con cifrado en tránsito y reposo, controles de acceso y auditoría. Firmamos DPA, facilitamos evaluaciones de impacto y respetamos derechos de los interesados. Además, ofrecemos segmentación por cliente, registros inmutables y procesos de borrado verificable cuando finaliza la relación contractual.
¿Pueden integrarse con mis sistemas actuales?
Sí, contamos con conectores para plataformas comunes y una API REST documentada con webhooks. Planificamos mapeos de campos, pruebas de extremo a extremo y entornos de ensayo para minimizar riesgos. La integración puede realizarse por fases, sin detener operaciones, y con soporte técnico durante el despliegue.
¿Qué ocurre con mis documentos físicos después del escaneo?
Mantenemos cadena de custodia durante todo el proceso y devolvemos los originales en el estado acordado, con inventarios firmados. Si lo requiere, gestionamos destrucción certificada o almacenaje temporal. Priorizamos la integridad material, la trazabilidad y la transparencia en cada transferencia y decisión posterior al escaneo.
¿Cómo puedo comenzar una prueba piloto?
Proponemos un alcance acotado con criterios de éxito claros, estimaciones realistas y un calendario breve. Digitalizamos un conjunto representativo, medimos precisión de OCR, tiempos y usabilidad, y entregamos un informe. Con esos resultados, ajustamos el plan y pasamos a operación continua sin interrupciones innecesarias.